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メールで誤送信!?簡単にできるシンプルな対策【事故を未然に防ぐ】

サラリーマンがメールを送信しているイメージ
悩み人
悩み人
仕事で最近、メールの誤送信をやってしまって上司にひどく叱られてしまいました・・・。
もう何だかメールを送信するのがとても怖いです。
何か良い対策はないかな?

こんな悩みにお答えします。

もはや仕事をする上で欠かせないツールの1つであるメール。

仕事で本来送るべき人とは違う人を宛先に入れてしまったり、間違ったファイルの添付や内容を書いてしまった経験はありませんか?

普段からメールを送信する際には注意しているつもりでも、些細なミスって起こってしまうもの。

特にメールアドレスは似たような名前や会社名だったりすると、気がつかないまま送信してしまう場合もありますよね。

結論を先にお伝えすると、メールの誤送信を防ぐ方法は送信ボタンを押す前に指差しと声に出して確認するのが有効です。

実はこれ、電車の運転手や車掌さんが事故を予防するための対策として行われている指差喚呼(しさかんこ)を真似した物。

実は僕も過去にメールで誤送信をやってしまった経験があるんですよ

その時には数百の取引先に向けて一斉配信するメールで誤送信をやらかしてしまい、社長が取引先に謝罪する事態に・・・。

でも、メールを送信する前に指差喚呼をするようになってからはメールの誤送信による事故をゼロにすることができました。

本記事では、具体的なメールの誤送信を防ぐための対策を深掘りします。

ゴウ
ゴウ
普段からメールを送信する機会の多い人は、是非参考にしてみてください。

メールの誤送信の対策として有効な指差喚呼(しさかんこ)って何?

メールの誤送信を防ぐために電車の仕組みを活用する

まずは指差喚呼の意味について詳しく解説します。

指差喚呼(しさかんこ)とは、危険予知 (KY/KYK) 活動の一環として、信号、標識、計器、作業対象、安全確認などの目的で、指で差す動作を行い、その名称と状態を声に出して確認することである。この際、状況などにより手や足も使うことがある。

出典:Wikipedia

上記の通り。

もともと日本の旧国鉄時代に始められたものだそうでして、今ではJRに限らず、どこの電車やホームでも見られる光景ですね。

目的は事故や災害予防を防ぐためものです。

ゴウ
ゴウ
日本以外の国ではあまり採用されていないようでして、ちょっと意外な感じがしますよね。

メールの誤送信を防ぐには指差し確認と声に出して読むのが有効

メールの内容をチェックしているところ

メールを送信する前に、しっかりと自分自身でダブルチェックを行うことで誤送信は限りなくゼロに近づけることができます。

わざわざ指や口を使って確認作業をするのは、もちろん意味があります。

なぜなら、普段から「目で見る」という確認は多くの人が当たり前のようにやっていますが、結果として誤送信を防ぎ切れてはいません

つまり、不十分ということ。

ゴウ
ゴウ
ほら、目の動きだと流し読みのようになってしまって、細かいところまでチェックができていないことってありますよね。

そのため、指を使ったり声に出して読んだりする動作を取り入れることで、より丁寧に確認を行うわけです

なお、静かな職場などで声に出して読むのが抵抗のある方は、口を動かしながら心の中で読むというだけも効果がありますよ。

ちょっと面倒だと思うくらいのことをしっかりとやることで、誤送信を行う確率はとても低くすることができます。

メールの誤送信の対策は一人で不安な場合は他人の力を借りる

同僚にメールの誤送信を防ぐために確認してもらっている女性社員

とても重要なメールや、非常に多くの人間に一斉送信するようなメールの場合には、他人の目でしっかりと行うのが有効です。

なぜなら、メールを打った本人にはどうしても自分ではチェックに甘さが出てしまうところがあります。

ゴウ
ゴウ
自分で書いたものって正しいという思い込みがありますよね。

その点、他人がチェックを行う際には、やはり客観的に内容を確認してくれるこので、ミスや間違いなどに気付きやすいですね。

ただし、他人であれば誰でもOKというわけではありません。

やはりチェックをお願いするなら真面目で責任感の強いタイプの人が適任です。

いい加減な人の場合、チェックも適当に済ませようとしてしまって、確認が不十分になってしまう場合があります。

ちなみに今の仕事は、数百万人にメルマガを配信することが月に数回あります。

さすがに、この規模で誤送信などの事故を起こすことはあってはならないことなので、念には念を入れて送信する前には必ず2人の人間がチェックを行うようにしていますよ。

メールの誤送信を早期発見するための対策も重要

メールの誤送信が起こった際にリカバリシーしているイメージ

メールを送信後、万が一の場合に備えておくのも重要です。

なぜなら、どんなにしっかりとチェックをしたとしても、100%事故を防ぐのは不可能だから。

ゴウ
ゴウ
正直、事故は起こるときには起こってしまうんですよね・・・。

具体的には、メールを送信する際に必ずBCCに自分のアドレスを入れて受信ボックスに送信したメールが届くようにしておきましょう。

これで相手に送付したメールと同様のものを自ら確認することができます

なお、メールを送信した直後に、しっかりチェックしておかないと意味がないので、ご注意を。(時間が過ぎてしまうと、先に送信先の人が事故に気付いてしまうかもしれません。)

事故が起こってしまった場合でも、素早くリカバリーをすることで影響の範囲を最小限に抑えるようにしましょう。

メールの誤送信の対策(まとめ)

本記事では、誰にでも簡単にできるメールの誤送信を防ぐための方法を紹介しました。

正直たかがメールを送るぐらいで、そこまで時間をかけて丁寧に作業をするなんて面倒だと思うかもしれません。

でも、実際に僕もメールで誤送信をやってしまい会社に大きな迷惑をかけるようなことをしてしまうと、メールを送ることが怖いと思うようになってしまうんですよね。

そのため、メールを送る際に自分に安心感を与える上でも、指差しと声を出してメールの内容を確認するのはとても効果がありますよ。

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