反応が早い人ほど仕事で信用されると聞いたけど、本当ですか？
こんなお悩みに回答します。
いつも出勤すれば、大量のメールが受信ボックスにいっぱいでうんざりしていませんか？
ただの広告であれば、ゴミ箱へポチっと移動すれば済みますけど、社内や取引先などが相手であればそうはいきません。
そこで悩むのがメールを返すタイミング。
世の中の仕事できる系の人たちは、とにかく返信が早いと言われています。
皆さんも経験あるでしょう？
返信がサクサク早いとスケジュールもすぐ決まるし相手も自分も時間効率が良い。それを意識している人は返信早いし仕事が出来る人！#多動力 @takapon_jp #堀江貴文 pic.twitter.com/afivHGZyDx— ホリエモン万博2019 節分まつり (@tadou0530) 2017年5月20日
果たして本当でしょうか？
結論をお伝えすると、必ずしも早い返信をする必要はありません。
レスポンスは遅くてもOKです。
なぜなら相手がメールを見るタイミングまでコントロールができないから。
状況によっては早く返信することで相手がネガティブに反応するケースなんて場合もあります。
つまるところ、相手や話の内容に合わせてメールの返すタイミングは変更するのが正解。
メールは返信することよりも中身が大切です。
僕はメールのやり取り中心のカスタムサポートを法人向けと一般向けで合わせて3年くらいを経験。
時には、メールで相手から怒られるようなこともありつつ、いい塩梅の返信タイミングを考えてきました。
本記事ではメールの返信が早いときのメリットやデメリットに伝えつつ、メール返信のコツを紹介します。
この記事を読めば、あなたのメール返信力のレベルをアップさせることができるはず。
メールの返信が早いことのメリット
まずはメールの返信が早いことによる良い点は下記の通り。
- 仕事がスムーズに進む
- 相手からの信頼を勝ち取れる
- 返信することを忘れない
順番に初回します。
仕事がスムーズに進む
これが一番のメリットですね。
仕事において重要なことは、仕事がどんどんまわっていくこと。
メールを早く返すことで、相手とのコミュニケーションは活発になり、仕事がスムーズに進むようになります。
世の中的にもビジネスおいてスピードの重要性が多く叫ばれている時代ですから、ライバルを出し抜くために激しい競争をしている企業にとっては、メールの返信の早さも重要なポイント。
もしメールの返信が遅くなってしまったせいで、数日間も仕事が前に進まない状況になってしまうと、企業の売り上げにも影響が出る可能性だってあります。
相手の信頼を勝ち取れる
メールの返信の早さは、相手の信頼を勝ち取るための手段の1つとして有効です。
なぜなら他の仕事よりも優先して、自分のために仕事をしてくれていることをさりげなく相手へアピールできるから。
恋愛とかでも一緒ですけど、自分がメールを送ったのになかなか相手が返信をしてくれないと、自分の優先順位って低めなんだと思うことはありませんか？
メールの返信が早いだけでも、じゅうぶん相手に対して安心感を与えることができます。
特に相手が急いでいるような緊急の場合は効果絶大です。
返信することを忘れない
たまに、うっかりメールの返信を忘れてしまうことって、ありませんか？
仕事の場合だと、毎日たくさんのメールが届くので、中身だけを読んで放置してしまうこともあるでしょう。
そんな時にメールを届いてすぐに返信する習慣をつけておくと、返信を忘れるようなことはありません。
メールを返すことが遅いことよりも、相手からのメールをシカトしたような状態はビジネスではあってはならないことですからね。
相手から催促のメールや電話をもらうようなことがないためにも、すぐに返信することは重要です。
メールの返信が早いことのデメリット
続いてメールの返信が早いことによる悪い点をお伝えします。
- 他の仕事に集中できない（疎かになる）
- 相手から返信がない時にイライラする
- 相手のメールをきちんと把握しないまま返信してしまう
- 急ぐあまりメールで事故る
上記の通り。
順番に解説します。
他の仕事に集中できない（疎かになる）
メールの量にもよりますが、常にメールの返信する作業が優先されるため、他の仕事に集中ができないケースがあります。
特にエンジニアやデザイナーの人などは、かえって生産性が落ちてしまう可能性ありですね。
僕はマーケティングの仕事を現在はしているので、電話やメールなどは柔軟に対応できます。
でも、データ分析や文章を書いている時には集中したいと思っているので、メールが届いてもすぐに見るようなことはしていません。
なぜなら、気が散って仕方がないから。
そのため、作業に集中したい時にはメールをシャットアウトするようにしています。
相手から返信がない時にイライラする
残念ながら自分のメールの返信が早くても、相手も同じペースで返信してくれるとは限りません。
そのため、相手の返信を待っているような状況に対してイライラしてしまうかも。
「こんなに自分は頑張って返信しているのにー」
って、まるで片思い状態ですね。
もちろん、相手からの返信が遅れれば仕事をサクサク進めることも難しくなります。
でも、相手には相手の事情があるため、メールを早く返信させることを強要できないのが苦しいところですね。
内容を正確に把握しないままレスポンスしてしまう
スピード感のある返信を意識すればするほど、相手のメールをきちんと読んで理解しないまま、とんちんかんな返信を送ってしまうことがあります。
気ばかりが焦ってしまうと、相手の伝えたいことがちゃんと頭に入って来ていないわけで。
特に日にちを勘違いしていたり、金銭のやり取りにおいてゼロを1桁読み間違えている場合などは、あとで大きなトラブルに発展する可能性ありです。
まずは落ち着いて相手から届いたメールを確認するのが大切。
急ぐあまりメールで事故る
相手の内容をきちんと読んで理解することも大切ですが、自分が返信する際の内容も重要です。
急いでタイピングした結果、誤字脱字だらけのメールを送ってしまうと、相手からの信用をかえって失ってしまいます。
また、もっとも危険なのが誤送信。
赤の他人へ会社の重要な情報や先方と進めている新規ビジネスの情報が漏洩したら大問題です。
事実、僕の周りの取引先の方から、宛先のメールアドレスを確認しないまま即レスしたようなメールが送られてきたことが複数回発生しています。
そもそも、返信の場合には相手のメールアドレスが表示されるのですが、CCなどに人を追加した時に発生しているっぽいです。
ということで、くれぐれもスピードの出しすぎには注意です。
メールの返信をする際のコツ
メールの返信が早いことに対するメリットとデメリットの理解した上で、最適なコツの紹介です。
ポイントは2つ。
- 相手の状況を考慮して対応する
- テンプレートを用意しておく
上記の通りです。
相手の状況を考慮して対応する
冒頭にもお伝えした通り、とにかく早く返信することが正解とは限りません。
むしろ大切なのは、相手が必要な時にメールが届くこと。
例えば、相手が明日から休むと言っているのに、すぐに返信する必要はないわけです。
また相手もすぐに返信をするようなタイプではない限り、仕事がスムーズに進むとは限りません。
相手の仕事の状況や置かれている立場などを考えながらメールを返信するのが良いですね。
ただ、相手が今すぐにでも返信が欲しい状況が伝わってくる時には、そうしてあげるのがベストです。
なお、くれぐれも焦るあまりミスをして相手の信用を失うようなことがないようにしましょう。
テンプレートを用意しておく
こちらは僕がカスタマーサポートの仕事をしていた時に多様していました。
ビジネスにおいても、例えば打ち合わせの日程調整や、請求や見積もりなどは同じような文章の構成になりますよね。
そういった場合、予めテンプレートを用意しておくと便利です。
まず、予めしっかりとした文章（型）が用意されていれば、誤字脱字などを格段に減らすことができます。
また文章の構成はすでに出来上がっているので、文章を作成する時間を短縮することが可能。
ただし、テンプレートだけに頼ってしまうと、どこか味気ない中身になってしまうかもしれません。
そのため、相手や状況に合わせてアレンジするのが大切です。
メール返信が早いと仕事で信用される？（まとめ）
本記事ではメールの返信が早いときのメリットやデメリットに伝えつつ、送信する際のコツを紹介しました。
メールの返信が遅い人=「仕事ができない人」と考えてしまう人も中にはいますが、一方でゆっくりだけど優秀な人もいます。
早くすることを心がけることは間違っていませんが、相手に対しても同じようなスタンスを求めたり、レッテルを貼ってしまうことは避けましょう。
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